Vous gérez plusieurs projets, vous êtes submergé de courriels et vous avez une liste de tâches qui défile pendant des jours.
Tout cela s’accumule et peut sembler accablant.
Comment faire pour suivre le rythme et trouver la concentration nécessaire pour accomplir les choses quand vous avez trop de choses à faire ?
Première étape : Le tri
Que vous commenciez tout juste votre journée ou que vous soyez au milieu du chaos et que vous ayez besoin de retrouver un peu de bon sens, la première étape est de passer en mode triage.
Le triage, c’est trier dans le chaos pour établir des priorités : Ce qui doit être fait maintenant, ce qui doit être fait aujourd’hui, ce qui doit être fait cette semaine, et ce qui peut attendre. Il s’agit de l’urgence, mais aussi de ce qui est significatif et important.
Voici ce que vous pourriez faire :
- Choisissez les choses qui doivent être faites aujourd’hui. Commencez une liste de ce que vous allez faire aujourd’hui. Il peut s’agir de tâches importantes pour de gros projets, de tâches urgentes qui pourraient causer des dommages si vous n’agissez pas, ou de tâches administratives plus petites dont vous devriez vraiment vous occuper aujourd’hui, comme répondre à des messages importants. Soyez impitoyable et découpez autant que vous le pouvez ; n’ayez que 5 choses à votre horaire si c’est possible.
- Repoussez certaines choses à demain et au reste de la semaine. Si vous avez des échéances qui peuvent être repoussées (ou renégociées), faites-le. Étalez le travail sur la semaine ou même sur la semaine prochaine. Que faut-il faire demain ? Qu’est-ce qui peut attendre un jour ou deux de plus ?
- Éliminez ce que vous pouvez. Cela pourrait signifier ne pas répondre à certains messages qui ne sont pas si importants et qui n’exigent pas vraiment une réponse. Cela pourrait signifier de dire à certaines personnes que vous ne pouvez pas prendre en charge ce projet après tout, ou que vous devez vous désister de l’engagement que vous aviez pris. Oui, c’est inconfortable. Pour l’instant, mettez-les simplement sur une liste appelée « À ne pas faire », et prévoyez de trouver comment vous en sortir plus tard.
Parfait, vous avez de la marge et une liste gérable maintenant ! Réduisons encore plus cette liste et choisissons juste une chose.
Ensuite : Concentrez-vous sur une seule chose
Avec beaucoup à faire, il est difficile de choisir une chose sur laquelle se concentrer. Mais c’est exactement ce que vous devez faire.
Choisissez une chose et donnez-lui votre attention.
Le changement :
- Choisissez une chose sur laquelle vous concentrer. Regardez la liste de triage. Si vous avez cinq ou six choses sur cette liste, vous pouvez évaluer s’il y a des choses super urgentes et urgentes dont vous devez vous occuper. S’il y en a, choisissez l’une d’entre elles. Sinon, choisissez la plus importante – probablement celle que vous avez remise à plus tard.
- Retirez tout le reste de votre champ de vision. Juste pour un petit moment. Fermez tous les onglets du navigateur, désactivez les notifications, fermez toutes les applications et rangez votre téléphone.
- Mettez cette tâche devant vous, et mettez-vous à l’oeuvre. Dévouez-vous. Considérez ce moment comme étant une occasion d’exercer le lâcher prise (de tout le reste), la concentration et la simplicité absolue.
Quand vous avez terminé (ou au moins après 15 à 20 minutes), vous pouvez passer à autre chose. Mais ne vous permettez pas de passer à autre chose avant.
En vous donnant complètement à cette chose, vous avez commencé un changement qui vous mènera à la concentration et à la clarté d’esprit.
Troisièmement : Prévoyez du temps pour simplifier
Vous vous souvenez de la liste des choses à ne pas faire ci-dessus ? Prévoyez un moment cette semaine pour commencer à réduire vos projets, à dire non aux gens, à vous libérer de vos engagements et à rayer des choses de votre liste de tâches afin que vous puissiez retrouver un peu de bon sens.
Il y a beaucoup de petites choses auxquelles vous avez dit « oui » alors que vous n’auriez probablement pas dû le faire. C’est pourquoi vous êtes surchargé. Protégez votre travail plus important, vos congés et votre tranquillité d’esprit en disant « non » à des choses qui ne sont pas aussi importantes.
Prévoyez du temps pour simplifier ; si ce n’est pas aujourd’hui, ce sera bientôt.
Quatrièmement : Pratiquez la concentration consciente
Passez le reste de la journée avec une attitude de « concentration consciente ». Cela signifie que vous faites une chose à la fois, que vous êtes aussi présent que possible, que vous changez de tâche le moins possible.
Voyez ça comme une stabilisation de l’esprit. Une nouvelle façon d’être.
En vous exerçant à vous concentrer, vous apprendrez à faire les choses avec un cœur ouvert, avec curiosité et gratitude, et même avec joie. Essayez-les une à la fois en accomplissant chacune des tâches de votre courte liste.
Vous constaterez que vous n’êtes pas surchargé, mais que chaque tâche est tout simplement parfaite pour ce moment. Et vous avez maintenant une toute nouvelle relation avec votre travail et la vie.
Leo Babauta est l’auteur de six livres et l’auteur de Zen Habits, un blog qui compte plus de 2 millions d’abonnés.
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