Cela peut sembler contre-intuitif. La réunion devient une méthode de travail de plus en plus contestée à l’heure du télétravail et des visioconférences. Trop de temps est maintenant consacré à ce format pourtant incontournable de la vie en entreprise à l’époque où le présentiel était la norme. Au contraire, un trop grand nombre de réunions devient contre-productif, fatigue les équipes et nuit à la productivité.
Tout le monde connaît le syndrome de la « réunionite », des réunions interminables, trop nombreuses, mal ciblées qui aboutissent la plupart du temps à de nouvelles réunions de suivi. Selon une étude internationale réalisée par le géant du logiciel Atlassian, trop de réunions nuirait à la productivité de l’entreprise et pèserait sur la motivation des employés.
Avec l’essor du télétravail et des visioconférences après la période des confinements, les réunions à distance sont devenues monnaie courante pour rester en contact avec ses équipes et suivre leur travail. Mais cette bureaucratisation de la réunion a un autre revers, celui de perdre en productivité et d’avoir moins de temps pour avancer sur ses objectifs.
Une situation délétère à laquelle quelques solutions sont proposées.
75% des réunions sont inefficaces
L’étude d’Atlassian, parue en mars, porte sur 5.000 travailleurs du savoir (les Knowledge workers en anglais, c’est-à-dire les cadres, les ingénieurs, les postes de direction, le back office, etc.) sur 4 continents.
Selon l’étude, la principale raison pour laquelle les employés ont du mal à être productif est le trop grand nombre de réunions. Toutes les études dressent le même constat, la culture de la réunion rend aujourd’hui plus difficile pour les équipes et les employés d’atteindre leurs objectifs. Selon Atlassian, un éditeur de logiciels australien proposant des outils d’amélioration de la productivité des entreprises, pour 72% des travailleurs, les réunions sont inefficaces et 75% des réunions pourraient être remplacées par une note écrite. 80% des personnes interrogées déclarent qu’elles seraient plus productives si elles passaient moins de temps en réunion et 76% d’entre elles se sentent épuisées les jours où ils ont beaucoup de réunions.
Parmi elles, 54% quittent souvent les réunions sans avoir une idée précise des prochaines étapes du projet ni à qui appartient quelle tâche. 77% des travailleurs déclarent qu’ils participent fréquemment à des réunions qui se terminent par une décision… de planifier une autre réunion.
Si on rentre dans le détail, les personnes interrogées déclarent que les réunions sont inefficaces pour : établir des connexions avec des collègues (à 70%), réfléchir à de nouvelles idées (à 75%), prendre des décisions avec les autres (à 75%), faire avancer les travaux (à 67%), clarifier les objectifs (à 72%) et mettre à jour l’attribution du travail (à 70%).
D’après une étude menée par Future Forum, les cadres passent en moyenne 25 heures par semaine en réunion, que ce soit en visioconférence ou en présentiel et 51% d’entre eux doivent faire des heures supplémentaires pendant quelques jours par semaine pour récupérer le temps perdu, un chiffre qui s’élève à 67% pour les directeurs.
Enfin, près de la moitié des personnes interrogées (43%) se plaignent du fait que quelques personnes ont tendance à monopoliser la parole, ce qui rend difficile, voire impossible aux participants plus discrets, d’intervenir et d’apporter leur contribution.
Des conseils et des solutions
Le premier conseil de l’étude est : »Ne pas annuler toutes les réunions ». Elles seront en effet toujours nécessaires au travail des équipes.
À l’heure du télétravail, les réunions en présentiel sont à privilégier aux réunions en visioconférence, dans la mesure du possible. Une étude récente publiée sur la revue Imaging Neuroscience par des scientifiques de Yale montre néanmoins que notre activité cérébrale diminue lorsque nous commençons une visioconférence, remettant en doute le fait que les réunions à distance puissent mieux connecter les collègues.
Il est ensuite recommandé d’indiquer clairement l’objectif de la réunion dans l’invitation et d’établir un ordre du jour à l’avance. 62% des travailleurs disent assister à des réunions sans en connaître les objectifs et pour 79% d’entre eux, un ordre du jour conduit à des réunions plus productives. Pour augmenter sa productivité, l’étude conseille de refuser poliment les réunions peu prioritaires pour libérer du temps et l’utiliser pour planifier ses objectifs, ses rendez-vous et ses temps de formation.
Plutôt que des réunions fixes de présentation ou de réflexion, il est recommandé de mettre en place des espaces de travail en « collaboration directe » avec les collègues, pour 10 à 20% du temps de travail de la semaine. Concernant son propre périmètre de responsabilité, le travail personnel doit correspondre à 30 à 40 % de la semaine, avec des séances de 90 à 120 minutes de travail en profondeur. L’étude conseille aussi de planifier des temps définis de consultation et de réponse aux messages plutôt que d’y répondre en temps réel et d’être interrompu par les notifications. Pour les réunions indispensables, Atlassian recommande de réduire le temps de réunion moyen qui est de 30 minutes pour le passer à 15 minutes, en restant souple pour les réunions qui exigent d’y passer plus longtemps.
Une tendance nouvelle apparaît également pour diminuer les temps de réunion consistant à communiquer via des enregistrements audio ou vidéo dits « asynchrones ». De la messagerie audio et vidéo peut être utilisée sur le lieu de travail via des forums de discussion pour communiquer les informations principales ou ciblées. Les raisons de cette tendance sont simples : les messages vidéo ou audio sont plus faciles à créer qu’un e-mail et plus rapides à intégrer que d’organiser une réunion pour cela. Cela permet aussi aux utilisateurs de les regarder ou de les écouter à leur convenance et de sélectionner ce qui les concerne.
Moins de réunions, plus de productivité
En résumé, pour récupérer vos journées, il faut trier vos réunions et accepter de refuser certaines invitations avec politesse. S’il est difficile de dire non, vous gagnerez pourtant du temps et de la productivité. Pour les réunions indispensables, pensez à les organiser, avec à chaque fois un objectif ciblé, un ordre du jour, des attributions et des prises de décision.
Vous pouvez aussi commencer à utiliser la messagerie asynchrone pour gagner du temps, permettre une meilleure communication et permettre une réflexion plus posée au sein des équipes. N’abandonnez pas les réunions complètement ni les notes écrites pour communiquer des informations, surtout si elles peuvent remplacer l’organisation d’une réunion.
Enfin, organisez votre temps de travail avec des réunions de travail dans des espaces de collaboration ouverte pendant des temps déterminés, ainsi vous pourrez travailler ensemble directement sur un sujet plutôt que de seulement en parler dans une réunion, le temps gagné et la production en seront multipliés.
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